[tabby title=”我帮客户摆平IRS审计(1)”]
前不久看到一篇文章说，美国人天不怕地不怕，就怕IRS（国税局）来查账（audit），一般人收到IRS的审计（audit）信件都是一惊二慌三害怕，盖因IRS权力太大，你若逃漏税，不仅要补税，交利息，而且还要交罚款，若是恶意逃税，情节严重，金额巨大的甚至可能会有牢狱之灾。尽管一般人被IRS审计的概率很小，不到百分之零点五，但一旦被审计上，就要花时间、花精力去应付，弄的人烦躁不已。我做财务顾问十七、八年，最近还真碰上了一个客户被IRS审计上的事情，折腾了好几个月，最后平安无事。从这件事情我也发现，IRS 很多负责审计的对业务并不太懂，而且有时语带威胁，企图吓唬人。
话说今年3月底我一个开诊所的客户给我打电话，语气甚是惶急，说是收到local IRS office的信函，要audit 他们设立的SEP IRA退休计划，要求他们提供各种相关文件。接到这个电话，我也是很是意外，因为这十几年来我帮无数客人设立过 SEP plan (simplified Employer Pension）,我自己就有这种退休计划，是很简单也很常见的一种退休计划，从来没有过谁的SEP计划被IRS 审计过。我安慰客人，不用紧张，我帮你做的SEP都很正规，不应该有什么问题，请他把IRS的信件传真给我。IRS的信件共3页，第一页说要audit他们的SEP退休计划，第二、三页列举了20几个问题，要他们准备在见面或电话interview时答复。我逐一看了看这些问题，大部分问题都很容易回答，比如：谁是公司owner(s)、你是否还有其它business、有没有其他合格的(eligible) 雇员、是否还有其它退休计划、SEP 投入的金额是怎么算出来的、各种文件或记录是否可以审查等等。有些问题跟SEP IRS 毫无关系，比如有一个问题问，哪一个财务公司采用(sponsor)了Simple –IRA (明明是SEP， 却问Simple IRA)， 还问是否申请了Determination Letter (实际上SEP根本不需要这种letter)。
看完IRS 的信件和内附的问题，我知道IRS并没有抓住什么把柄，多半是随机抽查审计，而我的客户不幸被选中了。我帮这个客户做退休计划快10年了，对他们的情况了解的清清楚楚，他们的SEP计划没有任何违规的地方。一般来说IRS查退休计划，主要查两方面，一是你是否overfunding 了，即超过了IRS放钱的上限，比如2014年SEP放钱的上限有2条，一是最多compensation的25%，二是总数$52,000。这是2条红线，一条都不能踩，因为可以抵税，你多放钱了等于占了IRS的便宜，自然IRS要找你麻烦。而我的客户每年放多少钱都是他们的会计师算出来的，而且IRS也没有指出他们overfunding的问题。第二方面，如果退休计划牵涉到有雇员的，重点还会查是否把合格的(eligible)雇员包括在内，是否给他们少放钱了。如果触犯了第二条，惩罚可能更严厉，因为这涉嫌歧视（discrimination）, 而在美国歧视是项很严重的罪名，真可以让你吃不了兜着走。按IRS的规则，如果你的雇员年满21岁，过去5年有3年为你工作, 一年的报酬大于600美元（2015），你给自己做，就要给你的员工做，放钱的百分比必须一样。SEP的钱由雇主出，一旦给出去了，就不能拿回来，立马属于员工(vested)， 也就是你今天给员工做了SEP，给他/她放了5000元，明天他辞职走人了，这$5000 SEP就是他的，你不能拿回来。 尽管IRS后来的信件也问到了其他员工的雇佣情况，但我客户的几个雇员在他们诊所工作都不满3年，最长的才满了一年半，其他2个还不到一年，这都有会计师的payroll记录，所以不存在歧视员工的问题
我帮客户解释并准备了这些问题的答案后，让他们把各项文件准备好。面试时不要慌，有问有答，问什么答什么，不问不答，以免节外生枝。我一再安抚客户，这只是IRS的随机抽查，你没有做错任何事，既没有偷税漏税，SEP计划中也没有做错什么，不用紧张更不用害怕。过了2个礼拜，客户又给我打电话，说IRS 负责audit的人又索要其中一个员工的payroll 材料，还要提供Form 5305. 我说你的会计师那应该都有全部的payroll资料，你给他copy 一份就行了。至于5305 SEP表，那是设立SEP时要填的，但每年报税时并不需要向IRS提交这份表格，而且表格上方特意注明不用提交（Don’t File with IRS）,只是你自己存档， 你把这几年的5305 SEP表按照他们的要求传真过去就行了。（范琦勇， 8/19/2015
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政府机关办事慢这是通病，IRS也不例外。上期文章说我客人很快就把IRS地方审计员索要的5305 SEP找出来并传真过去，然后是2、3个星期没有下文，既不说行也不说不行。被IRS审计当然不是一件令人舒服的事，客人给我打过好几次电话，直说自己倒霉，被IRS给盯上了。我再三安慰，说你并没有做错任何事，没有什么可害怕的。但是既然被审计，就不可能三、两天就结束，要冷静应对，少安毋躁。又过了一个礼拜，IRS local office 又寄来一封信，索要设立SEP的documentation, 但又不明说到底要什么样的documentation. 我让客人打电话询问，那边的人也没有明说，只是表示过几天会给一个信件，要什么东西。 客人七上八下地又等了好几天，终于等来了IRS的信件，还是从那个地方审计员来的，说根据2006 Pension Protection Act, 需要提供 set up documentation. 我客人打电话去问，对方也没有具体说要什么样的documentation，只是说要文件，并且威胁说如果不能提供合格的文件，就要报告上司，可能要取消过去所做的所有SEP, 补税并且要罚款。
这一下客人大为紧张，惶恐不安，我也疑惑不解，难道我做了十几年的SEP都做错了？于是我赶紧做了如下三件事情， 第一，再次上IRS官方网站，了解设立SEP的文件要求；第二，研读2006 Pension Protection Act; 第三，咨询保险公司和专门做pension的精算师。 IRS官方网站关于设立SEP是这么说的，三步骤设立SEP: 第一填写一个书面的关于SEP的文件，这个文件一般可以用Form 5305-SEP；第二，给所有合格员工一份书面材料；第三，给每个参加的员工设立单独的SEP IRA账户。 当然，你也可以请人专门制定一个SEP set up 文件，但这不是必需的。一般情况下使用5305就可以了，除非你 还有其它qualified 退休计划，使用合同工 （leased worker）, 不采用calendar year , 把social security 的福利纳入SEP的计算. 但这4条我的客户一条都不占边，她完全可以使用简单的5305-SEP，而且该表上明确印有Don’t File with IRS的字样。
这一看，我心里更有底了，我们没有做错。同时，我又打电话给我代理的好几家保险公司，他们都表示从来没有听说做SEP还需要额外的documentation。我又咨询一个专门做pension的老美，很有经验，我和他合作多年，请他做过很多pension 计划，比如defined benefit plan。 他也同样非常意外，答应替我做点研究，并替客户草拟回复IRS的声明。然后，我花了半天时间研究2006 Pension Protection Act 。做公司pension计划的人都知道这一法律，是2006年由布什总统签署的，主要是保护员工的利益，要求所有提供pension的雇主给pension计划提供足够的funding, 不能歧视员工. Pension确实需要设立单独的文件，但SEP 并不是pension plan, 一般情况下使用 5305 就够了，并不需要设立另外的文件。 通过这一番研究和了解，我大概明白问题出在哪里了。我相信IRS这个审计员误把SEP视为pension plan，而pension确实需要设立专门的documentation。以高收入、高税率人士常用的defined benefit plan 为例，不仅需要设立 initial document, 放多少钱要请精算师计算，每年还要file 5500。但SEP不是pension, 一般用5305表格就可以了。IRS这个审计员搞不清楚SEP与pension的区别，我只能说IRS一些员工知识不足，培训不够。 这时已是6月下旬，我要回国探亲，因此请那个老美精算师替我代表客户与IRS交涉，走之前我把所有我了解的情况、研究的结果转给这个精算师。7月初他草拟了一份致IRS 审计员的信，指出根据IRS官方网站的说法， 该客户只需要使用5305表格就可以了，不用另外的documentation, 并且给出了IRS的链接。又等了2个星期，那个审计员的上司回信了，称auditing 已经结束，你的SEP计划不用做任何改变， no change needed. 这个折腾我客户好几个月的审计终于结束，我客人心头一块巨石终于落地，我也长舒了一口气，几个月的工作没有白费，终于帮客人摆脱了心头的梦魇。后来我把这个经历告诉一个也在IRS做审计的资深华人CPA，她也说这位审计员显然知识不够，碰上你这样的专业人士就只有认输，我说关键是客户没有做错事却被折腾了几个月，很冤。（范琦勇，8/26/2015）
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